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走进育英

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我的档案缘

 发布时间 : 2021-11-10 09:35:10      点击:
 
  2000年6月21日,我来到了下沙,走进了浙江育英职业技术学院,在学院办公室从事档案管理工作,一干已有八个年头了。
一、建立学院的档案室
  学院最早的档案室是在现在行政楼的四楼,一间十一、二个平方米的房间。房间里安装了一个两组三门(六个柜)的密集架,但是没有一份档案资料和其他设备。我来校后,在当时的院办主任高燃的安排下,增添了办公桌、椅和电话机。由于自己一直从事企事业的档案管理工作,虽然有二十年的工作经验,但对高校的档案管理还是比较陌生。当时负责人事招聘的陈育旺副院长,为我联系了中国计量学院档案室,我去计量学院学习了两天,对高校的档案管理类型有了初步的了解。其实,企事业的档案工作和高校的档案工作的管理方式是一样的,主要差别在于档案管理门类上的不同。
  为做好学院档案管理工作,我先从制度建立着手,我根据所学的知识和以往工作的经验,结合国家教委办公厅颁发的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的要求,制定了浙江育英职业技术学院、浙江育英文理专修学院的《档案管理规范》、《文件材料立卷归档办法》和《档案工作岗位职责》等制度,并以文件的形式下发各系部处室等部门,并对当时的各系秘书进行了档案管理的培训。
二、第一批档案的接收
  2000年7月14日,学院教学处处长张立庆,将浙江育英文理专修学院1998-2000两个学年的教学档案,共235盒移交档案室,这是学院档案室接收到的第一批档案资料。9月22日,当时在院办工作的寇玉霞老师,将浙江育英文理专修学院1998年9月-2000年9月的文书档案资料移交档案室。学院在当年5月成立了浙江育英职业技术学院,也是这年学院首次招收高职学生,共720人。9月5日,院办高燃主任将720份高职新生档案移交档案室。这三批档案资料奠定了浙江育英职业技术学院的档案室的基础。
三、第一份(批)毕业生档案的转出
  2001年9月,学院第一届专修学生毕业。我根据省自考办移交过来的毕业生档案材料和学生在校的一些材料进行组卷。专修生与高职生档案不同,专修生的高中档案不转入学校,只有在校的档案材料,比较简单。另外,专修生档案没有就业通知书,因而,专修生的档案不能集中转移,只能按毕业生的要求单独转移。在2001年9月14日,文秘与现代传播系的李云娟同学被浙江海盐教育系统录用,她的档案被转到浙江海盐县人才交流中心。这是档案室办理的第一份毕业生档案的转移。
  2003年6月,我院首届高职学生毕业。由于自己以前从未涉及过人事档案工作,对毕业生的档案整理和转移的如何操作,我一无所知。为了一开始就能够做好和规范我院的毕业生档案工作,我向其他高校学习。我联系了多所高校,综合了各高校的工作经验,又根据我院的实际情况,形成了我院的毕业生档案工作流程和工作规范。制订了毕业生的档案袋和机要信封,我认真将毕业生档案材料进行收集、整理、组卷,在当年的7月30日,首届高职毕业生除部分毕业生要求档案在校保留两年外,第一批326份毕业生档案移送省机要局转走。到目前为止,档案室已转走六届毕业生档案约6500多份。我们欣慰的是,在这么多被转的档案中没有发生过一起因失误而给学生造成麻烦的事故。
四、档案的借阅和利用
  学院档案是传承学院的历史文化和见证学院发展的重要载体。档案工作是记录今天、服务明天的重要工作,它最终目的还是为了提供利用和服务。自档案室建立以来,我们已为学院的摘筹、教学评估、教学检查、十年校庆等重大活动积极主动地提供了丰富的档案材料,为专修和成教毕业生档案的保管提供无偿的服务。虽然档案工作枯燥、乏味、繁琐、单调、又默默无闻,但我们却始终乐此不疲、无怨无悔,固守心中的那份奉献情怀,坚守着这块阵地,因为我们所从事的是平凡而又伟大的事业。
  育英学院作为一所民办高校,发展的速度是快的,是平稳的。就从学生档案的发展来看,由于学生人数的逐年攀升,学院的学生档案数也在逐年增加。三年一个轮回,档案室的学生档案始终保持在5000份左右,今年已突破6000份。现在学院的档案室也随着学院的发展得到很大的改善,2007年9月12日档案室由行政楼搬迁到实验楼的八楼。新的档案室更气派,更敞亮。库房面积由原来的十多个平方增加到80多个平方,保管档案的密集架也增加到五门十组(五十个柜),还添置了柜式空调等设备,库房条件越来越完善。目前学院档案室保存的档案有文书档案、教学档案、财会档案、学生档案以及声像档案等,已初步形成了综合性的档案室。
钱笙
2008年9月20日
(院办)
 
钱笙,1956年5月出生于上海,1987年杭州大学中文系毕业。职称馆员。1996年底被浙江省档案局聘为企业档案工作目标管理省级评审员,曾任综合档案室副主任。2000年6月到浙江育英职业技术学院院长办公室从事综合档案和综合统计工作。
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